Ban trang thiết bị thông tin xin thông báo về quy trình mua sắm thiết bị lĩnh vực công nghệ thông tin và cam kết chất lượng thời gian phục vụ cụ thể như sau:
– Bước 1: Đơn vị sử dụng gởi PNC đã được duyệt về Ban trang thiết bị bộ phận mua sắm Công nghệ thông tin.
– Bước 2: Ban trang thiết bị tập hợp phiếu Nhu cầu để lập đơn hàng, thời gian lập đơn hàng tối đa 1 tuần kể từ khi nhận được PNC của người dùng. Có gởi Email khi PNC đã được lập đơn hàng.
– Bước 3: Tìm nhà cung cấp và lên hợp đồng, tối đa 3 ngày từ khi lập đơn hàng. Có gởi Email tìm được nhà cung cấp.
– Bước 4: Trình Phó tổng giám đốc phụ trách CNTT kiểm tra hồ sơ. Cam kết thời gian tối đa 2 tuần từ khi gởi phiếu.
– Bước 5 và 6: Chuyển hồ sơ đến VP trường trình Trưởng phòng Kế hoạch tài chính kiểm tra và ký duyệt. Sau đó chuyển Ban giám đốc để ký duyệt.. Cam kết thời gian 1 tuần hoàn thành kể từ khi chuyển hồ sơ.
– Bước 7: Chuyển hồ sơ đến Phòng kế toán để ký duyệt và chuyển tiền đặt cọc. Nếu hồ sơ hợp lệ và có nguồn kinh phí, cam kết thời gian chuyển tiền cọc tối đa 1 tuần. Nếu hồ sơ hợp lệ và chưa có nguồn kinh phí, cam kết thời gian chuyển tiền cọc tối đa 3 tuần.
– Bước 8: Nhà cung cấp nhận được tiền, chuẩn bị hàng và chuyển đến kho NTT. Cam kết tối đa 4 ngày hàng sẽ được chuyển đến.
– Bước 9: Ban trang thiết bị làm thủ tục nhập xuất cho hàng hóa, chuyển hồ sơ đến phòng Quản trị thiết bị. Cam kết tối đa 1 tuần.
– Bước 10: Phòng Quản trị thiết bị dán mã Barcode kiểm kê tài sản, cam kết 1 ngày hoàn thành.
– Bước 11: Chuyển hàng đến tay người sử dụng. Cam kết tối đa 5 ngày sau khi được dán mã Barcode.
Tổng thời gian: tối đa 56 ngày nếu có kinh phí, tối đa 70 nếu không có kinh phí (không kể thứ 7 và chủ nhật).
